HR-отделы в крупных организациях загружены работой: они занимаются подбором и обучением персонала, оценкой и развитием сотрудников, анализом рынка труда, ведением документооборота. Чем больше персонала в штате, тем больше бухгалтеров, кадровиков необходимо принять на работу. Чтобы этого избежать, нужно автоматизировать кадровые и цифровые решения для HR-процессов.
Кадровый учёт и эффективность HR-отдела
Функции HR-службы заключаются в улучшении бизнес-показателей за счёт эффективного управления персоналом. Они включают трудоустройство и адаптацию, обучение и развитие, повышение производительности, создание и поддержание корпоративной культуры, стратегическое планирование кадров, документооборот. Важный участок работы — администрирование, персонал HR-служба ведёт учёт отработанного времени, отпусков, начисления зарплат и больничных.
Учёт рабочего времени оказывает влияние на многие HR-процессы:
- Контроль посещаемости и дисциплины. HR-служба фиксирует время прихода и ухода персонала, опоздания, переработки, ранние уходы, прогулы. Ручной контроль занимает много времени, на итоговую информацию сильно влияет человеческий фактор. Автоматический учёт осуществляется с помощью специального программного обеспечения. Он обеспечивает прозрачность, уменьшает количество конфликтных ситуаций между HR-службой, персоналом, руководством.
- Оптимизация расчёта заработной платы и бонусов. Точный учёт фактически отработанных часов позволяет правильно рассчитать заработную плату, исключить ошибки при начислении приработок, премий, избежать проблем с законодательством и налоговой службой. Автоматический учёт рабочего времени снижает затраты на администрирование расчётов.
- Улучшение анализа эффективности сотрудников. Использование цифровых решений позволяет создавать отчёты о рабочем времени в автоматическом режиме. Табель содержит продолжительность рабочих дней, количество опозданий, информацию об отпусках, больничных, командировках. Ряд систем фиксируют активность персонала за компьютером, это позволяет выявлять проблемные зоны, определять наиболее продуктивных сотрудников. Анализ информации за определённый период необходим для выявления зависимости динамики рабочих показателей от посещаемости.
- Снижение нагрузки на HR-отдел. Автоматизация HR-процессов снижает нагрузку на сотрудников. Ускоряется подбор персонала, обработка резюме. Автоматизированные системы гарантирует точность данных, обеспечивают лёгкий доступ к информации. Благодаря автоматизации можно стандартизировать HR-процессы, исключить личные отношения при подборе кадров. Автоматизация помогает избавиться от рутинных процессов, ведение табеля и сбор информации для составления отчётов, бухгалтерии и руководства ускоряется. Интеграция 1С и Excel оптимизирует кадровое администрирование.
- Улучшение работы с удалёнными и гибридными сотрудниками. Специальные программные приложения обеспечивают контроль рабочего времени персонала без привязки к офису. Они отслеживают начало и окончание рабочего дня, активность сотрудников, анализируют использованные программы, переписку. Некоторые онлайн-сервисы отслеживают текущее время в различных часовых поясах, проводят учёт и анализ продуктивности удалённых работников.
Учёт рабочего времени позволяет HR-отделу правильно начислять заработную плату, формировать общую картину работы команды. Автоматизация процесса сокращает время на выполнение рутинных задач, снижает количество ошибок, повышает качество управления персоналом.
Учёт рабочего времени и HR-служба
Автоматизация HR-процессов и учёт рабочего времени тесно взаимосвязаны. Автоматизированная система учёта рабочего времени помогает HR-отделу в ведении документооборота.
Виды автоматизированного учёта:
- биометрические;
- GPS-трекеры;
- электронные пропуска;
- видеомониторинг;
- распознавание по лицу и др.
Office Time — доступное решение для любого офиса. Чтобы начать работу, необходимо на смартфон на базе Android установить приложение, зарегистрировать сотрудников, их количество не ограничено. После закрепления смартфона на входе приложение будет контролировать приход и уходы персонала, фиксировать опоздания, перерывы, переработки. На основе этих данных приложение сформирует детализированный табель, который поступит на электронную почту, в Telegram, Excel и 1C. Автоматизация учёта позволит минимизировать ошибки, обеспечить прозрачность кадровых процессов.