Понятие трудовой дисциплины включает в себя все аспекты трудовой деятельности, в том числе права и обязанности сотрудников. Точный учёт рабочего времени необходим для достижения высоких результатов, рационального использования рабочего времени, соблюдения норм трудового законодательства.
Особенности учёта рабочего времени, способы решения проблем
Соблюдение дисциплины невозможно без учёта рабочего времени — часов, которые работник посвятил выполнению своих должностных обязанностей. Эта информация вносится в табель, который ведёт любая организация независимо от размеров и вида её деятельности. Руководители выбирают различные способы учёта: журналы, видеонаблюдение, таблицы в Excel или Google Документах, контроллеры, тайм-трекеры.
Каждый из способов ведения учёт рабочего времени имеет свои «узкие» места:
- При заполнении табеля вручную возможны описки и неточности. Если они обнаружены после визирования документа, необходимо создать корректирующий документ, указать неправильные данные. Есть шанс фальсификации данных со стороны сотрудника, заполняющего табель, особенно если в организации работает много человек. Чтобы этого избежать, можно организовать учёт рабочего времени по лицу. При входе и выходе сотрудники подходят к камере, датчик автоматически фиксирует время прихода и ухода, это позволяет избежать ошибок при заполнении табеля.
- Ручное заполнение табеля учёта рабочего времени не позволяет руководству оперативно видеть актуальную информацию о неявке сотрудников. Отсутствует возможность получать отчёты в реальном времени. Решение заключается в использовании приложения, интегрированного с Telegram и другими системами.
- Сложности в управлении удалёнными и гибридными командами заключаются в невозможности понять, как сотрудники проводят своё рабочее время. Работу удалённых и гибридных команд сложно контролировать, так как персонал находится вне офиса. Решением проблемы является организация мониторинга персонала, позволяющая вести учёт рабочего времени, отслеживать нагрузку, недоработку, сверхурочные часы.
- При ручном переносе данных из табеля в бухгалтерские документы повышается риск случайных или преднамеренных ошибок, которые приводят к неправильному начислению зарплаты. Office Time — это контроль времени прихода и ухода персонала, простое заполнение табеля учёта рабочего времени, интеграция с популярными финансовыми системами, программами для расчёта заработной платы. Приложение позволяет руководителям устанавливать правила, обеспечивающие учёт рабочего времени, предоставляет доступ к выбранным данным, функциям. API дает возможность интегрировать данные c другими программными приложениями.
- Высокая нагрузка на HR-отдел при обработке данных возникает при большом количестве сотрудников. Большой объём информации требует значительных затрат времени на сбор, обработку, анализ данных о рабочем времени персонала. При формировании отчётов по опозданиям, прогулам, переработкам возникает множество сложностей. Решение: внедрение системы мониторинга и учёта рабочего времени, информация для табеля будет собираться автоматически, передаваться в удобном формате на электронную почту или в мессенджеры, исключены ошибки. Персонал HR-отдела получит возможность заниматься важными делами.
Проблемы учёта рабочего времени решить достаточно просто: установить приложение для учёта рабочего времени.
Использование Android-приложения для учёта рабочего времени
Современное оборудование для учёта рабочего времени — Android приложения, которые фиксируют, сколько времени у сотрудников уходит на решение задач, отслеживают время прихода и ухода на рабочее место. Приложения собирают и анализируют информацию за длительный период, создают отчёты об эффективности использования рабочего времени, синхронизируют сведения о бизнес процессах на различных гаджетах.
Преимущества применения Android-приложений:
- доступность, возможность отслеживать рабочее время с помощью мобильных устройств в любом месте;
- лёгкость развёртывания, приложение загружается на смартфон, нет необходимости настройки сложного ПО;
- регистрация отработанного времени, в том числе переработок, оптимизированный и точный расчёт заработной платы;
- удобный интерфейс;
- фиксация опозданий, прогулов, других нарушений трудовой дисциплины;
- соблюдение законодательства, точный учёт помогает избежать нарушений Трудового кодекса и штрафных санкций;
- прозрачность и доступность, данные доступны в реальном времени для руководителей и HR;
- гибкость интеграции, возможность подключить приложение к другим бизнес-инструментам;
- экономия времени, благодаря автоматизации персонал избавлен от рутинной работы.
- точность и надёжность, автоматическая фиксация данных без участия человека.
Work Timer предлагает удобное решение для решения проблем учёта рабочего времени — установку приложения Office Time. Скачайте приложение на смартфон, зарегистрируйте сотрудников, закрепите гаджет на входе. Система будет фиксировать время прихода и ухода, опоздания, переработки, вести табель рабочего времени, отправлять на почту, в Telegram и 1C. Абонентская плата — 1000 ₽ в месяц независимо от количества сотрудников.