Трудовое законодательство требует от руководителей организаций вести учёт рабочего времени — это необходимо для соблюдения правовых норм, начисления заработной платы, контроля выполнения должностных обязанностей, укрепления дисциплины. Ошибки в управлении временем приводят к финансовым потерям, снижению производительности труда, ухудшению атмосферы в коллективе.
Ошибка первая: отсутствие точного контроля посещаемости сотрудников
Контроль сотрудников — мероприятия, необходимые руководителю для отслеживания эффективности работы команды. Необходимо знать, как качественно и быстро персонал выполняет поставленные задачи, сколько часов работает, не допускает ли прогулов и переработок.
Если сотрудники приходят и уходят с работы без фактического учёта посещаемости, это ведёт к потере рабочего времени. Последствия отсутствия учёта: недоработки, неоправданные переработки, несправедливый расчёт зарплат. Чтобы этого избежать, нужно использовать систему учёта рабочего времени по лицу. Это приложение фиксирует приход и уход автоматически, не оказывая давления на людей.
Ошибка вторая: ведение табеля вручную
Для заполнения табеля выделяют конкретного человека. С этим связан человеческий фактор: возможны случайные ошибки при внесении данных, подделка информации. Недочёты, возникшие при заполнении табеля вручную, сложно выявить. Если сотрудники не предоставляют информацию в срок, это задерживает своевременное заполнение документа. Ошибки приводят к неправильному начислению зарплаты, путанице при расчёте переработок.
Если не удалось исправить ошибки, внести всю информацию до конца месяца, понадобится корректировка в следующем месяце. Этого можно избежать, если организовать автоматизированный контроль посещаемости. Приложение формирует табель, передаёт информацию в 1С, Excel и Telegram.
Ошибка третья: игнорирование опозданий и ранних уходов
Опоздания и ранние уходы с работы приводят к серьёзным последствиям для бизнеса, так как это снижает эффективность работы, ухудшает имидж компании. Необходимо проанализировать статистику опозданий, выявить причины, влияние внешних факторов.
В некоторых случаях при наличии объективных причин можно обсудить с персоналом индивидуальный график работы. Разобраться в проблемах учёта рабочего времени и наладить контроль поможет внедрение автоматического сбора данных о приходах и уходах сотрудников с уведомлением для руководителей.
Ошибка четвёртая: неправильный учёт переработок
К сожалению, не во всех компаниях серьёзное внимание уделяют переработкам. Согласно Трудовому кодексу, переработкой считают рабочее время свыше 40 часов в неделю. Регулярные переработки могут стать причиной ухудшения здоровья: у человека появляется усталость, нарушается сон, со временем реакция затормаживается, приводя к ошибкам в работе, срывам сроков выполнения заданий.
Длительные переработки приводят к риску сердечно-сосудистых заболеваний. Есть негативные последствия и для руководства: снижение мотивации сотрудников, рост текучести кадров. Важно отследить причины переработок, это можно сделать, используя цифровые отчёты, которые фиксируют переработки в реальном времени.
Ошибка пятая: отсутствие удобных отчётов и анализа данных
Отсутствие у руководителя регулярных данных по рабочему времени приводят к ошибочным выводам, сложностям в управлении компанией. Не имея возможности проанализировать ситуацию, руководство не может выявить проблемные зоны, оптимизировать работу бизнеса. Приложение для учёта рабочего времени контролирует приход и уход от персонала, формирует табель, передает автоматизированные отчёты в Telegram, 1С и Excel с детальной аналитикой.
Как избежать ошибок в управлении рабочим временем с помощью автоматизации
Использование приложения Office Time позволяет избежать вышеперечисленных проблем. Приложение предоставляет информацию в реальном времени, позволяя мгновенно решать вопросы, связанные с отсутствием сотрудников.
Преимущества автоматизированного подхода:
- прозрачность и точность данных;
- экономия времени HR-отдела и бухгалтерии;
- гибкость интеграций с 1С, Excel и Telegram;
- улучшение дисциплины сотрудников.
Office Time фиксирует присутствие, опоздания и ранние уходы, суммирует время нахождения на рабочем месте каждого сотрудника. Табель учёта рабочего времени облегчает работу бухгалтерии и кадровой службы. Чтобы наладить учёт, достаточно скачать приложение на смартфон, зарегистрировать сотрудников, закрепить смартфон на входе в компанию.
Предлагаем первый месяц протестировать приложение бесплатно, но в этот период будет отсутствовать интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом». Ежемесячный платёж за услугу составляет 1.000 руб. независимо от количества устройств и сотрудников. Подключим интеграцию с «1С:Зарплата и управление персоналом».