Как вести табель учёта рабочего времени

‌В любой организации должен быть налажен учёт рабочего времени. Это необходимо для соблюдения трудового законодательства, правильного начисления заработной платы, укрепления трудовой дисциплины. Эту функцию выполняет табель учёта рабочего времени.

Функции табеля учёта рабочего времени

Табель учёта — это бланк, предназначенный для информации о фактически отработанном персоналом компании времени. Каждая организация может использовать свой собственный бланк. Табель может заполнять сотрудник отдела кадров, руководитель подразделения, табельщик. Информация служит основой для начисления зарплаты, премии, прочих выплат, вычетов.

В зависимости от количества персонала документ формируется один на всю организацию либо отдельно на каждое подразделение. Каждый месяц составляется новый документ, его порядковый номер соответствует номеру месяца. Если табель ведётся в электронном виде, он распечатывается по окончании учётного периода, чтобы ответственные лица могли поставить свои подписи.

Источники информации для заполнения табеля:

• данные о явке или отсутствии работников от руководителей подразделений;
• сведения из системы электронного учёта;
• внутренние документы: листы нетрудоспособности, приказы, заявления, объяснительные.

Правильно заполненный табель учёта рабочего времени позволяет избежать споров.

Как правильно вести табель учёта рабочего времени

Если табель заполняется вручную, используется форма Т-12. Заполнение документа начинается с внесения реквизитов компании: полного наименования, организационно-правового статуса, отдела. Указываются отчётный период, номер документа. Для заполнения используются буквенные и числовые шифры.

Для учёта рабочего времени конкретного сотрудника вносятся следующие данные:

• порядковый номер;
• фамилия, имя, отчество полностью;
• табельный номер;
• информация о присутствии на рабочем месте в каждый день месяца;
• причины неявки;
• реально отработанные часы, если рабочий проработал не весь день.

В конце отчётного периода определяется реально отработанное время, в некоторых организациях предусмотрены подсчёты за две недели и за месяц. На заполненном документе проставляется дата, подписи лица, оформляющего табель, руководителя. Всё больше предприятий используют для ведения табеля рабочего времени электронную форму Т-13. Допустима сортировка персонала по алфавиту или табельному номеру.

Каждый день табельщик проставляет следующие сведения по каждому работнику:

• Я — рабочий день;
• В — выходной;
• ОТ — отпуск;
• РП — явка в выходной день, отработанные часы;
• К — командировка;
• ПК — курсы повышения квалификации;
• У — учебный отпуск;
• Б — больничный с больничным листом,
• Т — больничный без листа нетрудоспособности (неоплачиваемый).

По истечении двух недель и в конце месяца отработанные часы суммируются, если в организации выплачивается аванс. Выходные, дни отпуска, командировок и больничных указываются в столбцах 10–13. Если сотрудник работает неполный рабочий день по соглашению сторон или по собственному желанию, в табеле указывается фактически отработанное время. Это же правило действует для совместителей.

Чтобы правильно начислить зарплату, необходима точная информация о работе в ночные часы. Если персонал работает в ночную смену или «сутки через трое» в табеле присутствует код «Н» или «02», если работа была сверхурочной, это необходимо указать отдельной строкой или через дробь. Определённые коды указывают на причину отгула.

Отдельно указывается прогул без уважительной причины либо по неизвестной причине. После выяснения причины вносятся корректировки. Предусмотрены отдельные шифры для различных видов отпуска: ежегодного, учебного, по родам и беременности, по уходу за ребёнком, за свой счёт.

Исправления и ошибки

Исправления в табеле учёта рабочего времени запрещены, но в отдельных случаях корректировка возможна. Например, если сотрудник заболел, будучи в отпуске, предоставил лист трудоспособности после выхода на работу в следующем месяце. Внесение изменений возможно только при наличии подтверждающих документов.

Типичные ошибки при оформлении табеля учёта рабочего времени:

• указание полного рабочего дня для сотрудника, работающего по сокращённому графику;
• неправильный код  нерабочего праздничного день во время отпуска;
• указание полного рабочего дня в предпраздничный день, который нужно уменьшить на час;
• неправильное оформление отпуска совместителю.