Основная функция контроля посещаемости сотрудников — укрепление трудовой дисциплины. Информация о нахождении персонала на рабочих местах позволяет планировать занятость, оптимизировать расходы на содержание штата. Контроль усиливает ответственность работников. Трудовое законодательство РФ требует точного учёта посещаемости. Отсутствие информации о приходах и уходах может привести к финансовым и репутационным потерям бизнеса.
Проблемы традиционного учёта посещаемости
Важно правильно выбрать способ учёта, как контролировать рабочее время сотрудников. Самый простой вариант — журнал посещаемости, в котором персонал расписывается во время прихода и ухода с работы. Этот метод сегодня встречается уже не так часто, поскольку имеет множество недостатков:
- ошибки по причине невнимательности;
- умышленное неправильное внесение данных;
- возможность третьему лицу сделать запись, прикрывая нарушителя трудовой дисциплины;
- необходимость привлечения человека для контроля и анализа данных;
- ручное внесение информации в базу данных;
- задержки в получении отчётности.
Компании чаще используют современные методы контроля: биометрическую аутентификацию (по отпечаткам пальцев, сетчатке глаза, голосу), специальные карточки или брелоки, видеонаблюдение.
Как правильно контролировать сотрудников
Цифровой контроль — современный подход к учёту посещаемости. Инструмент отслеживает присутствие работников на рабочих местах, фиксирует время прихода и ухода на работу и с работы, перерывы. Приложения составляют отчёты, формируют табель, передают информацию другим программным обеспечениям для начисления зарплаты, составления отчёта, планирования рабочего времени.
Популярные типы автоматизированных систем контроля:
- биометрические — распознавание по отпечаткам пальцев, сетчатке глаза, форме лица, голосу;
- карточные — по карточке, которую необходимо приложить к считывающему устройству;
- электронные журналы и табели — сотрудники отмечаются с помощью мобильного телефона.
При выборе способа учёта необходимо учитывать особенности бизнеса, тип деятельности, способ идентификации, возможности интегрирования с другими программами, удобство использования, стоимость.
Преимущества цифрового учёта:
- точность — отсутствие человеческого фактора минимизирует риск ошибок и намеренных искажений сведений;
- укрепление трудовой дисциплины — уменьшение количества опозданий и преждевременных уходов;
- получение точной информации руководителями и HR-отделом в реальном времени;
- упрощение и ускорение расчёта заработной платы, уменьшение риска неточностей;
- прозрачность;
- упрощение контроля;
- возможность анализа информации, переноса её в другие приложения.
Технология распознавания лиц для учёта контроля посещаемости улучшает атмосферу в коллективе. У персонала повышается удовлетворённость работой, укрепляется дисциплина, снижается количество прогулов и ранних уходов. Прозрачный учёт снижает риски конфликтов.
Как стоит контролировать работу сотрудников с помощью приложения Office Time
Цифровой контроль посещаемости с применением технологии распознавания лиц позволяет фиксировать время прихода и ухода на объектах, где нет турникетов и видеоконтроля, но необходим учёт рабочего времени персонала. Есть несколько вариантов решений учёта посещаемости:
- 2D-распознавание — анализ плоских изображений, имеет значение ракурс и освещённость;
- 3D-распознавание — анализ трёхмерных моделей лиц, повышенная точность, так как учитывается форма лица;
- гибридные методы сочетают оба подхода для повышения точности.
Приложение Office Time распознаёт лица сотрудников, ведёт учёт рабочего времени в автоматическом режиме. Принцип работы приложения основан на анализе черт лица человека, сравнении с фотографией из базы данных. Чтобы наладить контроль посещаемости, нужно скачать приложение на смартфон на базе Android, зарегистрировать сотрудников (сфотографировать в приложении Office Time), протестировать, закрепить смартфон на входе.
Для регистрации необходимо подтвердить номер телефона, указать e-mail для получения отчётов. Когда человек заходит в офис, приложение автоматически фиксирует время его прихода. На основании этих данных формируется табель рабочего времени. Документ поступает на электронную почту, Telegram и 1C. Office Time — современная альтернатива пропускам, журналам, вахтёрам. Устройство надёжно фиксирует время входа/выхода, ошибки исключены.
Преимущества интеграции с 1С, Excel и Telegram:
- получение отчётов в реальном времени;
- уведомления и доступ к данным с любого устройства;
- быстрое реагирование на опоздания и нарушения дисциплины.
Контроль посещаемости с помощью приложения Office Time способствует повышению дисциплины, уменьшению количества опозданий и ранних уходов, росту доверия к руководству, справедливому распределению рабочего времени, экономии ресурсов на администрирование.