Контроль работы персонала необходим руководству, чтобы отслеживать эффективность работы команды. Это позволяет быть в курсе рабочих процессов, вовремя вносить поправки и коррективы. Если контроль отсутствует, снижается мотивация персонала, так как работодатель не замечает ошибки, не вознаграждает за хорошую работу. Нужно соблюсти меру, слишком жёсткий контроль приводит к негативным результатам. Современные цифровые решения позволяют достичь оптимального баланса.
Ошибки при управлении контролем
Чтобы организовать эффективную работу в команде, необходимо правильно выбрать метод контроля. Бессистемные непродуманные проверки ухудшают ситуацию, а грамотное управление улучшает эффективность работы, создаёт комфортный климат в коллективе, повышает производительность труда каждого сотрудника, улучшает финансовые показатели компании. Авторитарный стиль управления разрушает отношения, не улучшает продуктивность труда.
Ошибки при управлении контролем и доверием:
- Чрезмерный контроль. Постоянные отчёты, видеонаблюдение, жёсткие штрафные санкции ограничивают свободу действий, мешают развитию творческого потенциала, снижают мотивацию и уровень доверия, затрудняют обратную связь в коллективе.
- Недостаток контроля. Последствия — отсутствие учёта рабочего времени, несвоевременное выполнение задач, снижение ответственности.
- Недоверие со стороны руководства. Сотрудники чувствуют себя несвободными, их инициативы подавляются.
- Злоупотребление доверием. Персонал использует отсутствие контроля в личных целях.
- Бессистемность. Нерегулярные проверки дезориентируют сотрудников, ухудшают рабочий ритм.
- Обезличенность. При контроле необходимо учитывать функции персонала, ответственность, масштабность проектов.
- Скрытый контроль. Персонал узнаёт о скрытом наблюдении, это ухудшает его отношение к работе и руководству.
- Отсутствие обратной связи. Руководитель не даёт персоналу возможность объяснить своё поведение.
- Безнаказанность.
Необходимо организовать работу таким образом, чтобы контроль и доверие в коллективе не исключали, а дополняли друг друга. Задача руководителя — найти баланс между контролем и доверием.
Как контролировать сотрудников без давления
Чтобы избежать последствий чрезмерного контроля, необходимо грамотно организовать учёт рабочего времени сотрудников. Руководитель не должен тратить массу времени на контроль персонала, нужно привлечь других специалистов к выполнению этих функций или автоматизировать сбор информации для отчётности.
Рекомендации:
- Определить границы контроля. Контроль должен быть направлен на эффективность работы, а не тотальный надзор. Важно проклассифицировать и проанализировать задачи, выделить зону ответственности, использовать индивидуальный переход к контролю. Доверие строится на прозрачных и понятных правилах. Сотрудники должны иметь доступную информацию о том, что касается их работы.
- Внедрить систему учёта рабочего времени без стресса. Автоматизация контроля рабочего времени обеспечивает прозрачность данных, облегчает бухгалтерии расчёт зарплаты, повышает трудовую дисциплину. Можно использовать таблицы Excel или их аналоги. Начало и окончание рабочего времени вносятся вручную, для расчёта рабочего времени используются заданные формулы. Недостаток — человеческий фактор, возможность недостоверной информации. Электронные турникеты фиксируют время прихода и ухода благодаря чипу с уникальным кодом. Оборудование дорогостоящее, остаётся возможность передачи ключ-карты третьему лицу. Дешевле и удобнее терминалы для идентификации по биометрическим данным. Информация передаётся в 1С, Excel и Telegram без дополнительных проверок. Преимущества: доступная стоимость, простое внедрение, возможность использовать планшет или компьютер, интеграция со сторонними системами, обновление функционала, исключение субъективных факторов и «ручного» вмешательства.
- Дать сотрудникам гибкость и самостоятельность. Предложить гибкий график и работу на результат вместо формального контроля часов. Чёткие KPI не предусматривают тотального контроля каждого шага, они устанавливают конкретные ориентиры, усиливают мотивацию, упрощают процесс контроля.
- Создать прозрачную систему мотивации и отчётности. Прозрачная система учёта времени позволяет справедливо рассчитывать зарплату, премии, бонусы. Важна обратная связь, помогающая решить проблемы, устранить ошибки, сформировать доверительные отношения.
- Использовать современные технологии для контроля без давления. Приложение для учёта рабочего времени помогает контролировать сотрудников без лишнего вмешательства. Преимущества автоматического учёта по скану лица: улучшенная точность, исключение конфликтов на почве недоверия, прозрачность и объективность данных, упрощение процессов отчётности и анализа.
Чтобы организовать учёт рабочего времени сотрудников без стресса, нужно рассказать о задачах системы, обеспечить её прозрачность, объяснить положительные стороны, позаботиться о законности. Необходимо, чтобы система учёта рабочего времени не нарушала личные границы персонала. Контроль необходим для улучшения работы, а не для усиления давления на персонал. Автоматизированные системы помогают соблюдать баланс между доверием и дисциплиной.
Предлагаем простое и доступное решение для учёта рабочего времени — Office Time. Приложение можно установить на любой смартфон на базе Android, зарегистрировать неограниченное количество сотрудников, закрепить смартфон на входе. Руководство получает информацию об активности персонала в реальном времени, приложение интегрировано с «1С:Зарплата и управление персоналом».