Как правильно вести учёт рабочего времени

‌Закон требует от руководителей организаций наладить учёт рабочего времени персонала. Согласно Трудовому кодексу РФ, рабочее время — период, в течение которого сотрудник выполняет должностные обязанности в соответствии с требованиями внутреннего распорядка, условиями трудового договора.

Правила учёта рабочего времени

Законодательства РФ, КР и других государств требуют от руководства компаний правильно вести учёт рабочего времени — это необходимо для успешного ведения бизнеса. Ненадлежащий учёт приводит к снижению дисциплины, отсутствию распределения обязанностей между сотрудниками, контроля выполнения должностных инструкций, снижению мотивации в эффективном и оперативном выполнении заданий.

Налаженный учёт позволяет:

• установить причины низкой производительности;
• оптимизировать процессы;
• выявить скрытые резервы времени, причины срыва сроков;
• равномерно распределить обязанности;
• установить нарушителей трудовой дисциплины.

Руководитель может оценить необходимость сокращения или расширения штата.

Требования законодательства

Важно соблюдать установленную законом продолжительность рабочей недели. Согласно ст. 91 ТК РФ, она составляет 40 часов, нужно регулировать объём переработок. С учётом условий работы применяют несколько режимов: нормированный, ненормированный, гибкий, сменный. В первом случае длительность рабочего времени в неделю составляет 40 часов, в остальных может быть иной. Итог подсчитывают за определённый период продолжительностью от месяца до года.

Аналогичные требования изложены в трудовом законодательстве Кыргызской Республики:

• недельная длительность рабочего времени — 40 часов;
• для людей 14–16 лет — не более 24 часов;
• 16–18 лет — не более 36 часов;
• для работников на тяжёлых физических работах, с вредными или опасными условиями труда, а также рабочих с I и II группами инвалидности — не более 36 часов.

Оговорена продолжительность рабочего дня при использовании шестидневной рабочей недели. Работодатель обязан предоставлять в течение рабочего дня неоплачиваемые перерывы для обеда и отдыха. Обычно перерыв наступает через четыре часа от начала работы, продолжительность составляет 30–120 мин. Это не всегда возможно. Перерыв устанавливают правилами внутреннего распорядка или по соглашению сторон.

Сверхурочная работа — работа, продолжительность которой превышает нормативное число часов за учётный период. Законодательство запрещает перерабатывать более четырех часов два дня подряд, более 120 часов суммарно за год.

Инструкция учёта рабочего времени

Каждая организация закрепляет порядок учёта рабочего времени, основываясь на Трудовом кодексе РФ/КР и производственном календаре. Чтобы правильно составить график учёта рабочего времени, необходимо установить:

• продолжительность рабочей недели;
• длительность рабочей смены;
• продолжительность времени для отдыха и приёма пищи;
• начало и конец смены;
• количество смен.

Графики формируются с учётом должностных обязанностей сотрудников и специфики предприятия. Каждая организация может выбрать удобный способ учёта:

1. Для нормированного режима учитывать количество отработанных часов. В зависимости от суммы отработанных часов начислять зарплату. Этот способ применяют, если сотрудники работают одно и то же время каждый день.
2. Если продолжительность рабочих дней в течение недели изменяется, удобнее рассчитывать отработанные часы за неделю. 40 часов оплачивают по ставке, переработанные часы отмечают в табеле как сверхурочные.
3. Иногда организации удобно увеличить отчётный период до месяца, квартала, года. В этом случае ежемесячная зарплата начисляется по фиксированной ставке, сверхурочные часы оплачивают по итогам отчётного периода.

Отчётный период для рабочих вредного и опасного производства не должен превышать три месяца.

Методы учёта рабочего времени

Каждая организация самостоятельно выбирает способ учёта рабочего времени. Организовать работу обязано руководство, но непосредственно ведением табеля занимается отдельный человек. Он отмечает выходы на работу, неявки, причины отсутствия. В конце отчётного периода закрывает табель, передаёт в бухгалтерию для начисления зарплаты.

Существует несколько способов учёта рабочего времени:

1. Табель учёта в бумажном формате содержит реквизиты организации, отчётный период. В документ вносятся ФИО,  порядковые и табельные номера сотрудников. В течение месяца заносятся данные о присутствии или отсутствии сотрудника на работе, причины неявки. Для удобства информация вносится буквенными или цифровыми кодами. В конце отчётного периода табельщик подсчитывает реально отработанные часы.
2. Чаще используется электронный табель форма Т-13, она позволяет автоматически подготовить документ для бухгалтерии.
3. Таблицы Excel и Google документы.
4. Видеонаблюдение.
5. Контроллеры и карточки доступа.
6. CRM—системы.