Как избежать ошибок в учёте рабочего времени

Ст. 91 ТК РФ указывает, что рабочее время — это период, в течение которого работник выполняет трудовые обязанности, соблюдает правила внутреннего распорядка. Нормальная продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю, некоторые категории имеют право на неполный рабочий день.

Важность правильного учёта рабочего времени

Руководитель компании должен наладить учёт фактически отработанного сотрудниками времени. Для этого существуют различные способы: ведение табеля, идентификация персонала при пересечении проходной. Некоторые категории сотрудников имеют право на сокращённый рабочий день: подростки, лица с первой и второй группой инвалидности, люди, работающие во вредных условиях.

При учёте рабочего времени нужно учитывать режим работы:

• гибкий;
• сменный;
• ненормированный.

Для успешного ведения дел необходимо добиться полного использования рабочего времени, укрепить дисциплину труда. Для этого нужно организовать правильный учёт, который позволит избежать ошибок при начислении зарплаты. Учёт помогает избавиться от действий, отвлекающих персонал от работы, оценить необходимость замены кадров или дополнительного обучения, выявить скрытые резервы, установить лиц, регулярно нарушающих трудовую дисциплину.

В каждой компании должны быть назначены лица, ведущие учёт рабочего времени. Приложение Office Time — это современное программное обеспечение, обеспечивающее автоматизированный учёт. Достаточно установить его на любой смартфон на базе Android, и руководитель получает возможность отслеживать рабочее время сотрудников в онлайн-режиме.

Основные ошибки при учёте рабочего времени

Табель учёта рабочего времени — документ, на основании которого бухгалтерия начисляет заработную плату, премии, доплаты, штрафы. Ошибки при ведении этого документа могут привести к проблемам с персоналом, наложению штрафов.

Типичные ошибки при ведении табеля:

1. Проставление «восьмёрки» сотруднику с сокращённым рабочим временем. Речь идёт об инвалидах первой и второй группы, рабочих с вредными условиями труда, женщинах, работающих на селе, Крайнем Севере. Продолжительность рабочего дня меньше, но зарплата сохраняется в полном объёме. Если табельщик проставил «восьмёрку», получается, что необходимо оплатить сверхурочную работу.
2. Если сотрудник работает в компании внутренним совместителем, ему необходимо присваивать два табельных номера, отдельно учитывать рабочее время. Если этого не делать, бухгалтерия не может выплатить зарплату за совместительство.
3. Обязательно нужно указывать, что сотрудник, находящийся в командировке, работал в выходной или праздничный день, указать количество отработанных часов.
4. Нельзя забывать отмечать работу в выходной или праздник, сверхурочные часы.
5. Если сотрудник отсутствовал более четырёх часов, при отсутствии уважительных причин нужно проставить прогул. Если этого не сделать, то в случае увольнения прогульщика он имеет право оспорить увольнение на основании записи в табеле. Если же бухгалтерия оплатила работу в эти часы, взыскать деньги невозможно.
6. Нельзя проставлять в табеле больничный на основании слов сотрудника, не получив больничного листа. Нужно указать отсутствие по невыясненным причинам, после предъявления листа нетрудоспособности внести изменения.

Большинство ошибок возникает при ручном учёте, свою роль играют человеческий фактор, несвоевременная фиксация, невозможность проверить точность данных. При работе с большими объёмами данных возникают трудности при анализе и обработке информации. Чтобы избежать ошибок, нужно использовать автоматизированные системы учёта. На сегодняшний день лучшее решение предлагает приложение Office Time.

Решение с помощью Office Time:

• контроль посещения — Office Time фиксирует время прихода и ухода сотрудников;
• учёт рабочего времени — автоматическое фиксирование опозданий, перерывов и переработок;
• формирование отчётов — получение отчётности в реальном времени через Telegram;
• интеграция — экспорт данных в Microsoft Excel или 1С для удобного анализа.